Baixe Microsoft Project Manual de apoio e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Engenharia Mecânica, somente na Docsity! Microsoft Project Manual de apoio Luís Paulo Manual de Microsoft® Project – Licença de utilização - i - LICENÇA DE UTILIZAÇÃO DESTE MANUAL Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons “Atribuição / Uso Não- Comercial / Não a Obras Derivadas” 2.5 Portugal. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pt/ ou envie uma carta para: Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. Manual de Microsoft® Project – Introdução ao Microsoft® Project - 1 - INTRODUÇÃO AO MICROSOFT® PROJECT INTRODUÇÃO O Microsoft Project® é um software da Microsoft®, desenvolvido para a gestão de projectos. A sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de contar com uma interface gráfica simples de usar, tem vindo a sofrer bastantes melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT® PROJECT Dentre os diversos recursos disponíveis, destacam-se os seguintes: Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o utilizador pode criar as suas próprias tabelas. É gerado automaticamente um Mapa de Gantt, auxiliando o processo de entrada de dados; Aceita relações de precedências entre tarefas (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to- Finish, e Start-to-Finish); Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, num projecto pode-se planear a realização de reuniões todas as segundas-feiras; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho; Permite a utilização de subprojectos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padrão de relatórios e o utilizador pode criar os seus próprios relatórios; Permite a inclusão de “campos do utilizador”, que aceitam diversos tipos de operação; Permite a definição de “semana de trabalho”, expediente e feriados; O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”; Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas; Os recursos são ligados directamente às tarefas; Permite a redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos) manual ou automaticamente. Os custos são ligados directamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos em termos de valor/hora. Manual de Microsoft® Project – Introdução ao Microsoft® Project - 2 - INTERFACE GRÁFICA DO MICROSOFT® PROJECT O Microsoft® Project tem uma interface gráfica em tudo idêntica às restantes aplicações que fazem parte do Microsoft® Office. Figura 1 – Aspecto geral do Microsoft® Project Figura 2 – Tabela “Entry” do Microsoft® Project Manual de Microsoft® Project – Introdução ao Microsoft® Project - 3 - Figura 3 – Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft® Project FASES DO PROJECTO A vida de um projecto compreende várias fases, a saber: definição, planeamento, implementação e conclusão. A que corresponde cada uma delas? Definição: Na fase de definição é estabelecido o projecto que vai ser desenvolvido. Por exemplo: a construção de um hotel, a remodelação de uma piscina, a elaboração de um manual de apoio a uma acção de formação. Planeamento: Nesta fase são elaborados documentos que servem de suporte à implementação e conclusão do projecto. Nestes documentos são definidas as datas de inicio / fim do projecto, as tarefas do projecto, os recursos (humanos ou materiais) essenciais para a execução das tarefas, os custos do projecto (em termos de salários e custos de materiais), e as dependências entre tarefas; Ao iniciar a planificação de um projecto devemos ter em mente que vamos ter de responder, pelo menos, às seguintes perguntas: - Qual a data de inicio do projecto? - Quais as tarefas a executar? - Quais as datas de inicio e término das tarefas? - Quem vai executar o trabalho? - Como gerir os custos? Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 6 - Podemos também escolher duas vistas em simultâneo. Para isso, escolhemos a primeira forma de visualização (como explicado) e carrega-se na tecla “Shift”. Sem largar a tecla, volta-se ao menu “View” e escolhe-se outra vista. Consegue-se assim ter duas vistas na mesma janela (por exemplo a vista com o Mapa de Gantt e com o Gráfico de Recursos). INFORMAÇÕES DO PROJECTO Depois de criar o projecto, editam-se algumas das suas propriedades. Para tal, temos no menu “Project -> Project Information…” preenchemos os campos necessários: Current date: Primeiro campo a ser preenchido. Onde é definida a data actual; Schedule from: Próximo campo a ser preenchido. Indica se o projecto será calendarizado tendo como base a data de término ou a data de inicio de projecto. Se for escolhida a opção “Project Start Date”, quando uma nova tarefa é inserida, por defeito irá começar o mais cedo possível, ou seja, no início do projecto. Se for escolhida a opção “Project Finish Date”, quando uma nova tarefa é inserida, por defeito irá começar o mais tarde possível, ou seja, acaba no final do projecto; Start date: Data de inicio do projecto (definida se no campo “Schedule from” foi escolhida a opção “Project Start Date”); Finish date: Data de fim do projecto (definida se no campo “Schedule from” foi escolhida a opção “Project Finish Date”); Status date: Data na qual algumas ferramentas de controlo se devem basear; Calendar: Define-se o tipo de calendário que se pretende usar - standard – 8h por dia; - nocturno - 24h diárias Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 7 - Figura 4 – Menu de acesso às propriedades do Projecto Figura 5 – Janela de edição das propriedades do Projecto Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 8 - DEFINIÇÃO DO CALENDÁRIO O passo seguinte será definir o nosso calendário de trabalho. É aqui que vamos definir o horário de trabalho, o inicio da semana e do ano fiscal. Definimos também outros valores, tais como, o número de horas semanais, o número de horas por dia e o número de dias por mês. Por defeito, o Project considera um calendário Standard estando desde logo previstos os dias úteis, os fins-de-semana e também o número de horas de trabalho diárias. Contudo, é possível alterar estas especificações. Assim, por exemplo, podemos definir um horário de trabalho em que as tarefas serão realizadas apenas de manhã ou à tarde ou em qualquer outro horário CRIAÇÃO DE CALENDÁRIO BASE No caso de não querermos usar um dos calendários predefinidos do Microsoft® Project temos a possibilidade de criar o nosso próprio calendário. Para tal, devemos aceder ao menu “Tools - > Change Working Time…” e de seguida carregamos no botão “Create New Calendar”. Damos um nome ao nosso calendário e escolhemos se queremos que esse calendário seja uma cópia de um dos pré-definidos do Project ou se queremos que seja um calendário de base novo. De seguida, vamos definir quais são os dias de trabalho do nosso novo calendário, os dias excepcionais em que não se trabalha e possíveis horários diferentes para determinados dias. Para executar estas tarefas temos dois separadores como se ilustra na figura da página seguinte: Figura 6 – Definição de calendário criado pelo utilizador Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 11 - Figura 10 – Resultado da adição de uma tarefa recorrente De seguida vamos definir a duração de cada tarefa. Como conseguimos isto? Na tabela Entry existe uma coluna com o título “Duration”. Nesta coluna vamos definir a duração de cada tarefa. Essa duração pode ser expressa em minutos (minutes), horas (hours), dias (days), semanas (weeks) ou meses (months). Temos a seguir a coluna “start”. Esta coluna é usada para indicar a data de inicio de uma determinada tarefa. É apenas usada caso a tarefa em questão não dependa de nenhuma outra. Caso contrário, os valores para esta coluna são calculados automaticamente. Por exemplo, se a tarefa x apenas se inicializar após a conclusão da tarefa y, então a data de inicio da tarefa x é calculada automaticamente e tomará o valor do dia seguinte ao fim da tarefa y. Falaremos deste tema mais à frente quando falarmos da relação entre tarefas. Para já falta-nos verificar apenas a coluna “Finish”. Esta coluna serve para indicar a data de fim de cada tarefa. Não é necessário preenchê-la pois o seu valor é calculado automaticamente tendo como base a data de inicio de uma tarefa e a respectiva duração. Completemos então o nosso exemplo com todas as tarefas e suas durações. O resultado deverá ser idêntico ao seguinte: Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 12 - Figura 11 – Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações INSERIR MILESTONES (TAREFAS IMPORTANTES) Durante o desenvolvimento de um projecto existem momentos que importa realçar, nomeadamente, o término de uma fase importante, a concretização de um evento, etc. No Microsoft® Project podemos especificar cada um destes momentos como tarefas normais, com uma descrição, e com uma duração de 0 (zero) dias. A estas tarefas dá-se o nome de “milestone”. Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 13 - ELIMINAR TAREFAS Para eliminar tarefas os passos a seguir são os seguintes: 1. Seleccionar a linha correspondente à tarefa a eliminar; 2. Premir a tecla “delete” OU premir o botão direito do rato e, no menu de acesso rápido que nos surge seleccionar a opção “Delete Task” OU aceder ao menu “Edit” e seleccionar a opção “Delete Task” Nota: Quando a tarefa a ser eliminada corresponde a uma tarefa sumário, todas as suas sub- tarefas são eliminadas também. CONSTRANGIMENTOS NAS TAREFAS Depois de definidas tarefas, podem ser associados constrangimentos a casa uma delas. Para isso, clicamos com o botão direito do rato na tarefa que pretendemos associar um constrangimento e escolhemos “Task Information”. No quadro que nos aparece, seleccionamos o separador “Advanced” o qual tem um campo denominado “Constraint Type”. Esse campo tem várias opções divididas por duas categorias: “Constrangimentos Flexíveis” e “Constrangimentos Absolutos”. Constrangimentos Flexíveis – indicam datas a partir das quais as tarefas podem começar ou devem terminar: - As Soon As Possible – a tarefa deve começar o mais cedo possível; - As Late As Possible – a tarefa deve começar o mais tarde possível; - Start No Earlier Than – a tarefa deve iniciar-se depois de uma data específica; - Finish No Earlier Than – a tarefa deve terminar depois de uma data específica; - Start No Later Than – a tarefa deve iniciar-se antes de uma data específica; - Finish No Later Than – a tarefa deve terminar antes de uma data específica. Constrangimentos Absolutos – obrigam as tarefas a começar ou a terminar numa data específica: - Must Start On – Obrigatoriamente, a tarefa deve começar antes da data indicada; - Must Finish On – Obrigatoriamente, a tarefa deve terminar antes da data indicada. Dadas estas descrições, escolhemos o constrangimento de acordo com o comportamento pretendido para a tarefa em causa. Ao definir constrangimentos paras as tarefas aparece-nos um ícone junto às tarefas na nossa vista. Esse ícone, como se pode ver na figura seguinte, pode tomar duas cores: vermelho (indicação de que o constrangimento é absoluto) ou azul (indicação de que o constrangimento é flexível). Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 16 - Finish-to-Start – uma determinada tarefa não se pode iniciar sem que outra esteja concluída; Start-to-Start – uma tarefa não se pode iniciar sem que outra o tenha sido. Esta situação ocorre quando se pretende que duas tarefas ocorram em simultâneo (pelo menos, durante algum tempo); Finish-to-Finish – uma tarefa não pode ser concluída iniciar sem que outra o tenha sido também; Start-to-Finish – uma tarefa só pode ser concluída depois de outra ter sido iniciada. Os passos explicados, algumas linhas acima, para a criação de uma precedência entre tarefas apenas cria precedências do tipo ”Finish-to-Start”. Para definir qualquer um dos outros dois tipos de relações, basta clicar como botão direito do rato em cima da tarefa que pretendemos atribuir um dos outros tipos de relações e escolher a opção “Task Information…” como se pode ver na figura seguinte. Figura 15 – Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 17 - Depois de escolhida a opção, surge-nos um quadro com vários separadores, um dos quais intitulado “Predecessors” onde nos aparece a relação definida com o tipo ”Finish-to-Start”. De seguida basta apenas clicar na célula onde temos esse tipo escrito e escolher qualquer um dos outros três tipos, como se poderá analisar na figura seguinte. Figura 16 – Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas INSERIR RELAÇÕES ENTRE TAREFAS NO MAPA DE GANTT Para inserir relações entre tarefas directamente no Mapa de Gantt, basta clicar com o rato na tarefa de origem e arrastar para a tarefa de destino. Este método vai criar por defeito uma relação do tipo “Finish-to-Start”. Para alterar o tipo da relação procede-se da mesma forma que no caso de inserir as relações directamente na tabela ”Entry”. Manual de Microsoft® Project – Planeamento das actividades do projecto - 18 - CAMINHO CRÍTICO O caminho crítico é constituído por uma ou mais tarefas que devem ser concluídas atempadamente para que o projecto não sofra atrasos, ou seja, para que possa ser concluído dentro do prazo previsto. As tarefas que constituem o caminho crítico denominam-se tarefas críticas e, normalmente, um atraso na sua conclusão implica o atraso de todo o projecto. Uma tarefa deixa de ser crítica quando está marcada como concluída pois, nesta situação, já não pode afectar a conclusão de tarefas sucessoras ou a data de conclusão do projecto. Para visualizar o caminho crítico do projecto acedemos ao menu “View” e à opção “More Views…”. Seleccionamos a opção “Detail Gantt” e carregamos em “Apply”. As tarefas críticas passam a ser visualizadas a vermelho e as não críticas a azul. As tarefas não críticas têm uma folga que está representada a verde e com o número de dias possível. Os dias de folga correspondem aos dias que uma tarefa se pode atrasar sem que tal tenha implicações no término do projecto. Existem dois tipos de folga: Free Slack (folga livre) – tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem que tal comprometa a data de inicio da tarefa seguinte; Total Slack (folga total) – tempo que uma tarefa pode ser demorada (atrasada) sem comprometer a data de fim do projecto. Para visualizar estes dois tipos de folgas das tarefas, temos de ter seleccionado a vista “Detail Gantt” como explicado atrás. De seguida, no menu “View”, seleccionamos a opção “Table:Delay” e escolhemos “Schedule” (Agenda). Nesta tabela podemos verificar a existência de duas colunas que correspondem exactamente a estes dois tipos de folga. Manual de Microsoft® Project – Controlo do Projecto - 21 - CONTROLO DO PROJECTO VISUALIZAÇÃO DOS CUSTOS DO PROJECTO Para visualizar os custos de um projecto acedemos à janela que anteriormente usámos para editar as propriedades do projecto (Figura 5) e, desta vez, carregamos no botão “Statistics”. Figura 18 – Janela de visualização dos custos do Projecto Nesta janela podemos visualizar o custo, duração e horas de trabalhado que derivam do planeamento do projecto, bem como visualizar os mesmos dados actuais (desde o inicio do projecto até à data em que estamos a visualizar esta informação). INSERÇÃO DE UM CUSTO F IXO Ao utilizar o Microsoft Project podemos definir custos fixos para as tarefas e para o próprio projecto. Essa definição poderá ser feita de duas formas: INSERIR CUSTOS FIXOS EM TAREFAS Para inserir custos fixos nas tarefas os passos a seguir são os seguintes: No menu ”View”, clique em ”Gantt Chart”. No menu ”View”, apontar o rato para a opção ”Table” e clicar em ”Cost”. Selecciona-se de seguida a tarefa para a qual se deseja inserir um e, no campo ”Fixed Cost”, digita-se o valor de custo fixo pretendido. Manual de Microsoft® Project – Controlo do Projecto - 22 - INSERIR CUSTO FIXO NO PROJECTO No caso de se pretender inserir um custo fixo para todo o projecto (por exemplo, se estiver interessado apenas nos custos gerais do projecto, e não nos custos ao nível das tarefas, ou se quiser adicionar os custos com despesas gerais do projecto), vamos ao menu ”Tools”, depois escolhemos Options e clicamos no separador View. Em “Outline Options” marque a caixa de selecção ”Show project summary task” e clique em ”OK”. De seguida selecciona-se a tarefa que representa todo o projecto (tarefa de resumo do projecto acabada de adicionar) e, no campo ”Fixed Cost”, digita-se o valor de custo fixo pretendido. Figura 19 – Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto BASELINES Após a definição do projecto ou quando este se encontra numa fase em que se deseja fixar o seu estado, podemos criar o chamado Plano de Base ou “Baseline”. Esta funcionalidade permite que, a qualquer momento, possamos comparar a situação do plano de base com a situação actual. Manual de Microsoft® Project – Controlo do Projecto - 23 - GRAVAR UMA BASELINE Para gravar um plano de base acedemos ao menu “Tools -> Tracking” e escolhemos a opção “Set Baseline…”. No quadro que nos aparece decidimos se queremos guardar uma “Baseline” ou se queremos gravar um plano provisório (em que se gravam apenas as datas de início e de fim das tarefas). Depois de escolhida a nossa opção, indicamos se pretendemos gravar os dados de todo o projecto ou apenas para as tarefas seleccionadas. VISUALIZAR UMA BASELINE Em qualquer momento podemos visualizar um plano de base anteriormente definido. Para tal, acedemos ao menu “View -> Tracking Gantt”. De seguida acedemos a “View -> Table -> More Tables …”. No quadro que nos aparece, seleccionamos a opção “Baseline” e carregamos em “Apply”. Figura 20 – Janela de escolha de tabelas a visualizar ELIMINAR UMA BASELINE Para eliminar um plano de base acedemos ao menu “Tools -> Tracking” e escolhemos a opção “Clear Baseline…”. No quadro que nos aparece seleccionamos o plano de base a eliminar e carregamos em “OK”. Manual de Microsoft® Project – Gestão de vários projectos - 26 - GESTÃO DE VÁRIOS PROJECTOS O Microsoft® Project permite-nos gerir vários projectos em simultâneo. Essa gestão é feita definindo um projecto e vários sub-projectos inseridos nesse mesmo projecto. Esta gestão permite-nos também gerir recursos de vários projectos. Para termos acesso a esta funcionalidade, acedemos ao menu “Insert -> Project…” e seleccionamos o ficheiro que tem o projecto que vamos tornar como sub-projecto do projecto actual. Ao inserir esse projecto estamos já a partilhar os seus recursos. Podemos inserir a quantidade de projectos que bem enterdermos, tornando-se todos sub-projectos do projecto actual. Podemos efectuar alterações nos projectos em cada um dos seus ficheiros (e as suas alterações repercutem-se no projecto que os contém como sub-projectos) bem como trabalhar no ficheiro onde os inserimos como sub-projectos (e as suas alterações repercutirem-se pelos seus ficheiros individuais). O resultado de adicionar um sub-projecto encontra-se na figura seguinte. A imagem à esquerda na linha 34 indica-nos que ali foi adicionado um ficheiro (Project1) com um projecto (Remodelação de Restaurante). Figura 22 – Projecto e sub-projecto A partir deste ponto temos os recursos dos dois projectos partilhados entre si. Manual de Microsoft® Project – Índice de Figuras - 27 - ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 – Aspecto geral do Microsoft® Project ......................................................................... 2 Figura 2 – Tabela “Entry” do Microsoft® Project ........................................................................ 2 Figura 3 – Visualização do Mapa de Gantt no Microsoft® Project .............................................. 3 Figura 4 – Menu de acesso às propriedades do Projecto ........................................................... 7 Figura 5 – Janela de edição das propriedades do Projecto ......................................................... 7 Figura 6 – Definição de calendário criado pelo utilizador ........................................................... 8 Figura 7 – Introdução de tarefas ............................................................................................... 9 Figura 8 – Hierarquização das tarefas ...................................................................................... 10 Figura 9 – Adição de uma tarefa recorrente ............................................................................ 10 Figura 10 – Resultado da adição de uma tarefa recorrente...................................................... 11 Figura 11 – Exemplo de tarefas de um projecto com suas durações ........................................ 12 Figura 12 – Constrangimentos absolutos e flexíveis................................................................. 14 Figura 13 – Desmarcar obrigatoriedade das tarefas respeitarem os seus constrangimentos .... 14 Figura 14 – Inserção de relações de precedência em tarefas ................................................... 15 Figura 15 – Menu de alteração do tipo de relação entre tarefas .............................................. 16 Figura 16 – Janela de alteração do tipo de relação entre tarefas ............................................. 17 Figura 17 – Janela de edição de dados dos recursos do Projecto ............................................. 19 Figura 18 – Janela de visualização dos custos do Projecto ....................................................... 21 Figura 19 – Janela de adição de tarefa de resumo do Projecto ................................................ 22 Figura 20 – Janela de escolha de tabelas a visualizar ............................................................... 23 Figura 21 – Janela de escolha de relatórios ............................................................................. 24 Figura 22 – Projecto e sub-projecto ........................................................................................ 26 Manual de Microsoft® Project – Referências Bibliográficas - 28 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] – Introduction to Project Management, Erik Goodman, ECE 480 [2] – Microsoft Project Made Simple, Mike Bailey, Oregon State University [3] – WebSite da cadeira de Projecto de Sistemas de Informação, do Departamento de Informática, da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa (http://si.di.fc.ul.pt/psi) [4] –Software Engineering: A Practitioner's Approach, Roger S. Pressman, McGraw-Hill, capítulo 7, 5ª edição, 2001, ISBN 0073655783. [5] – Guias Práticos Informática – Microsoft Project, Porto Editora, 2007, ISBN: 978-972-0- 06678-7