Manual de Normas de auditoria

Manual de Normas de auditoria

(Parte 3 de 8)

Neste processo alguns cuidados devem ser tomados. Em primeiro lugar deve ser conhecido qual o escopo da auditoria. Assim, alguns aspectos devem ser considerados quando da preparação da auditoria.

a) Por que realizá-la? Qual o seu propósito? b) Quais os requisitos que ela envolve? O que deve ser procurado? c) Quando e quem deve proporcionar os recursos de suporte para a equipe de auditoria? d) Quem e como será informado da auditoria? e) Quais as áreas/unidades auditadas? f) Quem comporá a equipe de auditores? g) Quem será o coordenador da equipe? h) Onde será realizada a auditoria e quais os desdobramentos que terá? i) Onde serão realizadas as reuniões de abertura e encerramento da auditoria? j) Quando deverá ser realizada a auditoria? k) Quando deverá ser iniciada e qual a duração? l) Quando deverá ser apresentado o relatório final da auditoria?

15 m) Como será realizada a auditoria?

– Fases da Preparação, inclui os seguintes aspectos:

a) Equipe da auditoria e coordenador da equipe; b) As atividades e elementos a serem auditados; c) A documentação, procedimentos, instituições relacionadas com as atividades ou com o(s) elemento(s) s ser(em) auditado(s); d) Material a ser utilizado; e) Os aspectos críticos das atividades ou pontos chave; f) As pessoas/técnicos envolvidos e seu grau de capacitação; g) A elaboração do check list (lista de verificação).

– Plano de Auditoria, deve estabelecer e/ou definir os critérios e programação de atividade. Este plano deve incluir:

a) Objetivo e escopo da auditoria; b) Identificação dos documentos de referência (relatórios, roteiros, normas e instruções vigentes, legislação aplicável, resultado das últimas auditorias realizadas, outros registros); c) Local e data da auditoria; d) Áreas ou unidades a serem auditadas; e) Tempo programado para as principais atividades; f) Exigência de confidencialidade.

3. Planejamento da Auditoria

O Planejamento da Auditoria, consta de:

Exame Preliminar - com o objetivo de obter os elementos necessários à realização da auditoria, o auditor procede os exames preliminares a respeito da natureza e características das atividades e/ou elementos que serão auditados e em que áreas eles estão.

Para possibilitar a verificação correta da adequação dos processos sob análise, considerar:

a) Relatórios e documentos que vão ser analisados/cruzados (SIA, SIH, SIAFI); b) Relatórios de apoio que vão ser elaborados após cruzamento dos dados (criados pelos auditores); c) Relatórios de auditorias anteriores; d) Normas e instruções vigentes; e) Legislação específica; f) Outros documentos pertinentes.

Objetivando prover a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos que serão empregados nos trabalhos, bem como a oportunidade de sua aplicação, o planejamento dos trabalhos é uma atividade fundamental à realização bem sucedida de uma auditoria. A responsabilidade deste é da equipe de auditoria. Na fase do planejamento, considerar:

– quais os elementos dos processos a serem auditados e em que áreas eles estão;

– comunicado de auditoria;

– especificar os procedimentos que devem apresentar conformidade.

Vantagens do Planejamento:

– melhor utilização do tempo (otimização); – preparo do auditor e postura profissional;

– preparação e conhecimento da equipe;

– qualidade do trabalho e conclusões mais válidas.

Elaboração do Programa de Trabalho

O resultado dos exames preliminares dará suporte ao programa formal de trabalho.

A elaboração de um adequado programa de trabalho de auditoria inclui os seguintes aspectos:

a) Determinação precisa dos objetivos do exame analítico e/ou operativo, ou seja, a identificação completa sobre o que se deseja obter com a auditoria (objetivo e escopo da auditoria); b) Definição e o alcance dos procedimentos a serem realizados; c) Identificação do universo a ser examinado (atividades ou elementos a serem auditados); d) Identificação dos documentos de referência, material ou outras instruções específicas (relatórios, normas, legislação, lista de verificação, manuais); e) Material a ser utilizado (roteiros, check list, relatórios etc.); f) Estabelecimento de técnicas apropriadas.

Nota: Ainda durante a fase do planejamento, poderá ser utilizada em todas as situações, a técnica do 5W + 1H + show me, que permitirá ao auditor buscar as evidências objetivas de conformidades às especificações.

• O que, Qual, que? What • Quem? Who

• Onde? Where

• Quando + mostre-me ou evidencie-me When Show me

• Por que? Why

• Como? How

Esta técnica permite efetuar questões abertas e evitar perguntas que possibilitem apenas uma resposta (questões fechadas). Ela é uma poderosa ferramenta e permitirá comprovar se o que está descrito sobre normas e rotinas é de fato realizado.

Exemplo: Mostre-me o que você faz, ao invés de “é verdade que vocês têm normas de serviço?”.

g) Quantidade de recursos humanos/hora necessária à execução dos trabalhos e o grau de capacitação da equipe; h) Aspectos críticos das atividades ou os pontos chave; i) Análise da documentação em que consta a última competência paga, podendo ser estendida para competências anteriores, quando se tratar de auditoria de UPS, ou como por exemplo os repasses de recursos feitos quando se tratar de auditoria em convênio.

4. Condução da Auditoria e Avaliação dos Resultados

O auditor, no exercício de suas funções, terá livre acesso a todas as dependências do órgão ou entidade auditada, assim como à documentação e papéis considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições.

Se houver limitação da ação do auditor, o fato deverá ser comunicado de imediato e por escrito ao dirigente da unidade auditada e à(s) chefia(s), solicitando providências imediatas. A realização da auditoria pode ser dividida em seis fases:

I - Reunião de Abertura; I - Execução da Auditoria; I - Avaliação da Auditoria; IV - Reunião de Fechamento; V - Relatório Final de Auditoria; VI - Ações de Acompanhamento (Follow-up).

I - Reunião de Abertura

Tem como principal finalidade estabelecer um clima de boa comunicação e cooperação entre os auditados e auditores, diminuindo as resistências naturais.

Deve estar presente toda a equipe de auditoria e a direção (gerentes), coordenadores da área/unidade que irá ser auditada. Deve ser breve (máximo 30’), objetiva, servindo para esclarecer dúvidas de ambas as partes e presidida pelo Coordenador da equipe, com registro dos presentes. Agenda típica:

• Entrega do Ofício de Apresentação e do Comunicado de Auditoria. Este último pode ser enviado previamente para que o material solicitado seja providenciado com antecedência;

• Apresentação dos auditores;

• Apresentação do escopo e objetivos da auditoria;

• Solicitar/confirmar quem será o acompanhante da auditoria;

• Estabelecer/definir os arranjos logísticos (sala de trabalho dos auditores etc.).

I - Execução da Auditoria

Considerada a fase operacional, em que as verificações vão ser realizadas “in loco”, os auditores deverão atentar para os seguintes pontos durante a realização da auditoria:

• Utilizar roteiros e check list, mas não se ater só a eles;

• Ser preciso nas anotações efetuadas. Elas serão de máxima utilidade quando da elaboração do relatório, e por isso, não podem merecer qualquer dúvida;

• Procurar sempre evidências objetivas que sustentem as não conformidades;

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