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Objetivos

O Plano

Implantação Avaliação do

Desempenho

Elaborando o Plano Diretor / 45 do ponto em que se encontra no momento, para aquele que gostaríamos que estivesse, supõe que se leve em conta nossos pontos fortes e fracos, os recursos à nossa disposição, bem como as oportunidades e ameaças externas. Usamos esses conhecimentos para reduzir a incerteza na busca das metas que identificamos como desejáveis. Lembrem-se, no entanto, que estratégia não elimina a incerteza, só a reduz. Como já observamos, ela não pode garantir o sucesso.

A primeira etapa na definição da estratégia é examinar as metas estratégicas acordadas e os fatores críticos para o sucesso que foram identificados, produzindo algumas propostas sobre como proceder para atingi-las ou lidar com elas. Esta é uma parte muito importante do processo e merece que lhe seja dedicado o tempo necessário. A direção do museu, a equipe administrativa ou qualquer que seja o grupo encarregado de decidir que estratégias serão adotadas deverão garantir que todas as opções sejam analisadas e discutidas. Temos visto, com muita freqüência, decisões estratégicas importantes serem tomadas por museus com base em um exame muito limitado do problema, porque desde o inicio foi apresentado um número muito pequeno de opções de solução.

Uma vez que todas as opções estratégicas tenham sido reunidas, terão que ser feitas as escolhas. Existem alguns testes simples de escolha estratégica, que podem ser aplicados a cada opção. São úteis porque ajudam a garantir que todas as opções sejam avaliadas segundo critérios semelhantes. Os três testes mais úteis são:

1. A escolha é apropriada? Este é o tipo de atividade que você acha que o museu deveria estar desenvolvendo? (p. ex., recepções de casamento nos espaços destinados a exposições).

46 / Plano Diretor

2 É aceitável? Se você permitisse isso, será que o órgão diretor ou outras partes interessadas (inclusive visitantes e os veículos de comunicação) iriam aceitá-lo? É permitido por lei? Iria despertar hostilidade entre aqueles cujo apoio (ou pelo menos a neutralidade) você preza?

3. É viável? Você tem a capacidade para realmente por isso em prática? Será que aquilo que queremos fazer não corre o perigo de exceder nossa capacidade? Nosso pessoal está suficientemente treinado? Poderemos encontrar fora as aptidões necessárias? O museu dispõe dos recursos (pessoal, dinheiro, instalações, equipamento etc.) para realmente fazer isto?

Durante todo o processo de elaboração do plano diretor é importante estar sempre perguntando a si mesmo se aquilo que está sendo proposto é viável. Pode ser realizado? Se não, esqueça. Não faz sentido “organizar-se para o fracasso”, ao perseguir metas inatingíveis ou embarcar em estratégias que, no final das contas, irão soçobrar e não o ajudarão a alcançar suas metas.

Elaborando o Plano Diretor / 47

Quando se houver chegado a um acordo sobre a estratégia, ou, mais provavelmente, sobre uma série de estratégias, será então possível estabelecer objetivos detalhados. Estes são alvos a curto prazo, relacionados a cada meta estratégica e que se espera sejam atingidos dentro de um prazo identificado. Para serem eficazes os objetivos deverão ser específicos e mensuráveis de algum modo, ao contrário das metas estratégicas que podem ser bem amplas e talvez de longo prazo. A mesma meta estratégica poderia ser válida para todo o período futuro (digamos, três anos) abrangido por um plano, mas os objetivos normalmente envolveriam um prazo bem mais curto. Em geral, espera-se que sejam alcançados dentro de um período de doze meses.

Missão

Diagnóstico externoDiagnóstico da situação atualDiagnóstico interno

Metas estratégicas

Estratégia

Questões essenciais

Propostas Escolhas

Objetivos

O Plano

Implantação Avaliação do

Desempenho

48 / Plano Diretor

O exemplo simples que damos a seguir ilustra a relação entre metas estratégicas, estratégia e objetivos.

• Aumentar o número de visitantes do museu (meta estratégica). • Aumentar a visibilidade do museu (uma das estratégias a serem empregadas). • Dobrar a produção de folhetos publicitários este ano (um dos objetivos).

Para garantir que os objetivos fixados para o ano se encaminhem conforme o esperado, poderá ser necessário estabelecer alvos específicos a serem atingidos e relacioná-los a uma determinada equipe ou grupo de pessoas. Mas essas necessidades não precisam aparecer no plano diretor. De preferência, deverão ser determinadas pela equipe gerencial do museu, como parte do processo de monitoramento do progresso obtido em direção aos objetivos.

Agora você já deve estar pronto para juntar todas as informações que reuniu e as decisões que tomou. Tudo isso pode ser reunido e redigido para formar seu plano diretor. Sugerimos o seguinte formato como modelo:

MODELO DE PLANO DIRETOR 1. INTRODUÇÃO

Estabelece o cenário, descrevendo sucintamente o museu e seus serviços; os prédios, acervo e pessoal de que dispõe; como é dirigido; tamanho do orçamento; principais realizações nos

3.2.REDIGINDO O PLANO DIRETOR

Elaborando o Plano Diretor / 49 últimos cinco anos; definição clara de quem se beneficia com os serviços prestados pelo museu; que tipo de resposta tem recebido por parte do público e dos parceiros.

2. MISSÃO 3. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL Dados Essenciais

Aqui você deve enumerar todas as informações que possam ajudar a definir a escala de operação do museu e sua capacidade de se desenvolver no futuro. Por exemplo, • Número de visitantes.

• Número de funcionários/funções/categorias ou níveis.

• Orçamento.

• Extensão e variedade do acervo.

• Número e localização de prédios do museu (incluir um mapa).

Pontos-chave a Serem Abordados (no máximo seis).

Fatores Críticos para o Sucesso (no máximo seis).

50 / Plano Diretor

4. METAS ESTRATÉGICAS

Itens Financeiros1999 2000 2001 2002 2003

Realizado Realizado Orçamento Previsão Previsão

Despesas (R$)

1.Salários/Remunerações

2.Manutenção dos prédios

Receita (R$)

Lucro/Prejuízo Receita Total

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