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16 / Plano Diretor em termos de uma “visão”, uma “missão” e propósitos estratégicos.

2. “Para onde se dirige o museu...”

Obtido um acordo a respeito do futuro do museu, é importante estabelecer alguns marcos, ou metas, ao longo do caminho. Trata-se de objetivos que podem normalmente ser alcançados dentro de um prazo específico. São precedidos por “alvos”, ou seja, tarefas de curto prazo que estão ligadas a pequenas equipes ou a uma só pessoa.

3. “Como chegar até lá.”

Plano Diretor não tem a ver somente com uma visão e marcos ao longo do caminho. Inclui também “estratégia” ou como o museu irá atingir seus objetivos. Isso significa considerar a destinação e aplicação de recursos – pessoal, dinheiro e outros itens como prédios e equipamento. A não ser que o processo de elaboração do plano diretor defina claramente como o museu irá realizar o que decidiu fazer, as probabilidades de realizar alguma coisa estarão gravemente reduzidas. O “como” também inclui a gestão do desempenho – um modo de ajudar a enxergar se e como o museu está progredindo na direção certa para atingir suas metas.

Isto é um plano diretor. Mas, além de manter os órgãos financiadores e os burocratas satisfeitos, por que é que você precisaria preocupar-se com isso?

Não são poucas as razões alegadas por conselheiros, diretores e profissionais de museus para explicar por que não se dedicam a planejar o futuro do museu:

1.3.PORQUE É IMPOR TANTE PLANEJAR

As Vantagens do Plano Diretor / 17

• Não vim trabalhar em museu para gastar meu tempo planejando. • Estamos ocupados demais lidando com nossos problemas do dia-a-dia. • Não temos tempo.

• Somos somente um museu pequeno.

• Tenho tudo isso na minha cabeça.

• Todos sabem para onde vamos.

• Não sabemos como fazê-lo.

• As coisas estão mudando depressa demais.

• Afinal de contas, nada está acontecendo.

• Não temos dinheiro algum; não vale a pena.

• Começamos, mas ficamos atolados e desanimamos.

Trata-se, na maior parte, de respostas imediatistas. A elaboração de um plano diretor não é um processo rápido; refere-se a planejamento de longo prazo e exige investimento de tempo (e dedicação). Afinal, os museus têm objetivos de longo prazo, como a preservação do acervo para as gerações futuras, objetivos estes com freqüência concretizados com recursos mínimos, que têm que ser usados de forma eficiente e eficaz. Sob essas circunstâncias, o bom senso deve convencer-nos de que o planejamento a longo prazo é essencial.

Entretanto, os benefícios do plano diretor também poderão ser vistos no dia-a-dia, dentro do museu, simplesmente tornandoo capaz de funcionar melhor:

18 / Plano Diretor

• Ajuda a assegurar no longo prazo a salvaguarda do acervo. • Todos (dentro e fora do museu) enxergam mais claramente o que se está querendo realizar. • Todos que aí trabalham sabem como se encaixam nas metas e objetivos do museu. • Conduz ao uso mais eficaz dos recursos.

• Integra todos os aspectos do funcionamento do museu em um mesmo processo de administração. • Oferece uma estrutura básica dentro da qual podem ser tomadas decisões estratégicas. • Produz um plano que atua como ponto de referência para todos os interessados.

É preciso salientar que, embora um planejamento a longo prazo possa produza um plano diretor, este não é, necessariamente, seu resultado mais importante. O processo de reflexão propriamente dito, sobre o que o museu está tentando realizar e como está procurando fazê-lo pode, na realidade, ser bem mais valioso. Planejar o futuro obriga as pessoas a pensarem a respeito da finalidade do museu e como esta poderá ser alcançada com sucesso. O plano diretor é uma maneira conveniente de resumir os resultados dessa reflexão e de apresentar uma declaração ao mundo exterior a respeito do propósito e dos objetivos do museu. Poderíamos argumentar que o processo de elaboração de um plano diretor é, no mínimo, equivalente em importância a qualquer documento formal que se possa produzir. Mas, na realidade, ter um documento escrito é ainda muito importante, porque viabiliza o raciocínio estratégico e a tomada de decisões, sendo prova tangível dos processos pelos quais você passou e, espera-se, pelos quais continuará a passar. Além disso,

As Vantagens do Plano Diretor / 19 ajuda o seu museu a demonstrar credibilidade perante órgãos externos que possam estar considerando se irão ou não oferecer-lhe ajuda financeira.

• Registrar sistematicamente as decisões já tomadas no seu próprio processo de elaboração. • Melhor monitorar o progresso, ao procurar alcançar as metas e objetivos acordados. • Utilizá-lo como uma plataforma para continuar a desenvolver um raciocínio estratégico e a tomar decisões relativas ao futuro de seu museu. • Demonstrar aos outros que seu museu passou pelo processo de elaboração de um plano diretor e tomou decisões. • Demonstrar a credibilidade e viabilidade de seu museu. Juntá-lo a projetos visando obter recursos adicionais, patrocínio, etc. • Satisfazer as exigências dos órgãos financiadores que insistem em que sua instituição tenha um plano diretor.

Existem também algumas outras vantagens mais amplas para o museu, que decorrem da existência de um plano diretor. Ele responde (para os mais diretamente envolvidos com o museu) a questões essenciais relativas à instituição, sem o quê ela poderia não ter condições de funcionar com eficiência.

20 / Plano Diretor

DEFININDO O MUSEU Um plano diretor proporcionará ao museu e a seu pessoal:

• Uma idéia de finalidade.(Para que estamos aqui?) • Uma idéia de público.(Para quem estamos aqui?)

• Uma idéia de direção.(Para onde estamos indo?)

• Uma estratégia.(Como vamos chegar lá?)

• Uma plataforma financeira.(Como vamos pagar por isto?)

• Uma idéia de avaliação.(Como estamos progredindo?)

Como Começar a Planejar / 21

2.COMO COMEAR A PLANEJAR

2.1.QUAL DEVE SER O FORMATO DO SEU PLANO DIRETOR ?

Uma vez que se tenha decidido redigir um plano diretor, é necessário decidir como será redigido, o que deverá ser incluído e qual deverá ser o seu formato. Não existem regras rígidas e precisas referentes ao plano diretor. Inclusive, você verá que ele poderá receber nomes diferentes, tais como plano de negócios, plano estratégico, plano de desenvolvimento etc. Esses termos podem, em geral, ser usados indiferentemente, embora a ênfase de abordagem seja diferente. Conteúdos, estrutura e aparência dependerão das necessidades específicas do seu museu. Não existe a “maneira certa” para preparar um plano diretor, mas aqui estamos recomendando um modelo que inclui as melhores práticas, que nos foram, por sua vez, recomendadas por pessoas ligadas a museus que têm (e usam) planos diretores.

1. Definição da missão. 2. Diagnóstico da situação atual. 3. Metas estratégicas. 4. Objetivos atuais. 5. Indicadores de desempenho. 6. Apêndices (quando absolutamente necessários).

Entretanto, simplesmente assegurar que conste “alguma coisa” escrita sob cada um desses títulos não vai garantir, por si só, que o plano foi “bem feito”. E o que o garantirá, então?

bem feito ée deverá ser:

Um plano diretor • Estratégico.• Identificar objetivos atuais e estratégias.

2 / Plano Diretor

• Sucinto.• Alocar claramente as responsabilidades. • Realizável.• Incluir um cronograma de implantação.

• Coerente.• Incluir indicadores de desempenho.

1. Deve ser estratégico. O plano diretor deve sempre focalizar as questões estratégicas essenciais; os fatores que realmente importam para o sucesso e harmonia do museu, no longo prazo. Por esse motivo, é importante que a visão, missão e metas estratégicas estejam claramente expressas. Estas irão determinar a “tônica” para tudo o que virá depois no plano e para aquilo que o museu estiver, no momento, procurando alcançar.

2. Deve integrar. Todas as atividades essenciais do museu devem ser incluídas em um único plano diretor. Deve-se resistir à tentação de produzir uma porção de planos, como um para cada seção ou unidade, ou estabelecer estratégias funcionais isoladas (p. ex., para a área de marketing), se isso representar uma alternativa a um único documento integrado.

3. Deve ser, de preferência, sintético. Há dois pontos de vista potencialmente conflitantes a respeito da extensão e do conteúdo de um plano diretor. O primeiro é que este deve ser um trabalho de referência muito detalhado, contendo uma quantidade apreciável de dados e informações, descrevendo o que a instituição faz e o que tenciona fazer. Com freqüência também incluirá um registro dos processos de consulta e análise, que fazem parte do processo de planejamento a longo prazo, bem como as conclusões daí derivadas. O segundo é que deve ser um documento breve, concentrado somente nas questões

Como Começar a Planejar / 23 essenciais e reproduzindo apenas os resultados obtidos após debates e análise detalhada.

Embora a primeira opção tenha seu lugar e, sem dúvida alguma, os detalhes devam estar prontamente acessíveis para consultas dentro da instituição, acreditamos que a segunda é mais apropriada, porque:

a. Um plano mais sintético tem mais probabilidade de ser usado internamente como documento de trabalho em todos os níveis da instituição. b. Um plano diretor deve, de forma sucinta, comunicar as intenções e aspirações do museu aos seus parceiros. c. Um plano mais resumido tem mais probabilidade de ser lido. Os resultados dos processos analíticos poderão constituir um apêndice optativo, ou serem mantidos simplesmente para consultas internas.

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