TCO - Análise dos Recursos de Tecnologia da Informação

TCO - Análise dos Recursos de Tecnologia da Informação

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Gerlando Augusto Sampaio Franco de Lima – Estudante

Carla Renata da Silva Leitão (Orientadora)

Universidade Federal do Rio Grande do Norte

End: Rua João Rodrigues da Silva, No 7, Capim Macio, Natal – RN

CEP: 59.082-310, e-mail: gerlando@ieg.com.br Estudante da Graduação do Curso de Ciências Contábeis da UFRN

Área Temática: Sistemas de Informação Seção Especial para Estudantes de Graduação

Seção Especial para Estudantes da Graduação Área Temática: Sistemas de Informação

Resumo

Para encarar a concorrência e a competição globalizada, na guerra comercial que se trava hoje, as empresas encetaram uma jornada que parece não ter limites, ou até mesmo fim, na busca da qualidade, da produtividade, da rapidez na concepção, criação e produção de um novo bem ou serviço. Tudo isso com a meta de chegar à frente de qualquer concorrente, usando para isso a tecnologia de informação, que se encontra hoje como o principal instrumento para o desenvolvimento de estratégias competitivas nas organizações. O Custo Total de Propriedade (TCO) está sendo utilizado pelos projetistas de sistemas de informação, pois se caracteriza em uma metodologia de mensurar o nível de qualidade, os custos e os retornos das empresas, no que diz respeito à utilização de computadores. Neste artigo , intenciona-se fazer um estudo dos recursos da tecnologia de informação e produtos, com a perspectiva de aumento da qualidade e redução do TCO para uma melhoria no gerenciamento das organizações.

Nessas últimas décadas, através do início da era da informação, a postura empresarial está sendo discutida em um âmbito global. Há a necessidade da redução de custos empresariais, ocorrendo o surgimento de inovações como: reengenharia, “downgrades”, “downsizing”, entre outros. Iniciou-se uma corrida mais acirrada em busca de qualidade, áreas de comércio e competitividade, que cada vez mais se direciona para a globalização (fato, conseqüentemente, já ocorrido).

Muitas empresas recuam nos mercados globais porque são muito lentas em implementar novas tecnologias.1 Isso atrapalha o avanço de qualquer empresa, conforme percebemos no gráfico abaixo. Nele, Cruz (1998)2 analisa os passos da tecnologia de informação com o grau de conhecimento “n” adquirido com o passar dos tempos, demonstrando que quanto mais avançada é a tecnologia maior será o grau de conhecimento aplicado e o grau de qualidade seguro para o gerenciamento e continuidade dos negócios.

n%

ANOS 1a Fase – Era do Papel (Processamento de Dados) 2a Fase – Era do Suporte Eletrônico (Sistemas de Informação) 3a Fase – Era do Ambiente Virtual (Informações Estratégicas) 4a Fase – Era da Globalização (Tecnologia de Informação)

Com as novas filosofias, principalmente a de qualidade total e redução de custos a qualquer preço, as organizações não atentavam para a maior dependência pelos sistemas de informação, apesar de nem sempre as técnicas de redução de custos (ex.: redução de pessoal) e o gerenciamento da qualidade empregadas darem retornos esperados aos gestores.

Nunca se prestou tanta atenção aos custos de se manter uma estrutura de

Tecnologia da Informação quanto hoje.3 Ou seja, há hoje uma maior preocupação com a redução dos custos ligados aos sistemas de informação sem haver perda na qualidade.

O TCO (Total Cost of Ownership) está sendo utilizado como ferramenta para fazer análise dos custos diretos e indiretos de se possuir e utilizar “hardwares” e “softwares” associado ao nível de qualidade necessário, ou seja, preocupando-se com a eficiência e eficácia. Isto pode ser percebido observandose o gráfico abaixo:

Eficácia MAIS VALOR PARA A EMPRESA

Fazendo pouco trabalho mas com grande resultado

Fazendo muito trabalho com poucos recursos

Eficiência

O TCO de uma empresa é composto pelos custos orçados e não orçados, ou custos diretos (aqueles itens que fazem parte do centro de custo da área de sistema, tais como: software, hardware, pessoal administrativo e operacional) e custos indiretos (os custos que normalmente, na maioria das empresas não são tratados pelo orçamento, tais como: suporte, formal e informal, ao usuário final, treinamento informal, a perda de produtividade por conta da indisponibilidade (downtime) do equipamento, entre outros). A preocupação com esses custos para o gerenciamento do TCO visa:

• alinhar as estratégias de TI;

• otimizar processos;

• redução de custos;

• melhoramento dos níveis de serviço; e,

• incrementar a produtividade do usuário.

Vale salientar que toda essa estrutura gera um componente final que pode ser uma informação, produto ou serviço; devendo, em qualquer uma das hipóteses, satisfazer seu usuário e/ou consumidor final da melhor forma possível, ou seja, com qualidade e tempestividade.

A tecnologia da informação está agregada aos negócios atuais e tem como premissa básica a obtenção de ligações entre as diversas atividades, permitindo entre os mesmos o fluxo do processo de comunicação, além de melhorar a qualidade da emissão e recepção da mensagem (proveniente de uma melhor decodificação ) e a conversão de dados em informações úteis ao processo de gestão. Isto permite um forte efeito tanto na tomada de decisão quanto no custo e diferenciação dos produtos. A tecnologia da informação afeta positivamente a vantagem competitiva aumentado o potencial de gerenciamento da informação no atual processo de transformação estratégica dos negócios.

Segundo MOSER apud LIBONATI (1973), a comunicação se caracteriza em todas ocasiões em que haja participação, troca de notícias e de mensagem, nas quais as informações novas são emitidas, recebidas ou permutadas. Há um processamento entre emissor que envia a mensagem e um receptor que a recebe, através de uma conexão que se estabelece por um canal de comunicação que ocorre no meio, o que torna possível o transporte da mensagem.

Qualquer sistema de informação é um canal no qual a informação é transmitida no processo de comunicação, podendo ter a seguinte forma genérica apresentada na coluna abaixo:

Canal de Comunicação

Feed BacK

Mensagem Receptor Emissor Ruído

Qualidade Qualidade

O emissor é a linha de protocolo de um processo que funciona como uma corrente, na qual a falta de qualidade em um elo prejudica toda união da corrente. A mensagem avaliada pelo emissor deve ter a qualidade necessária para ser processada pelo canal de comunicação e refletida com a mesma qualidade para o receptor. Este por sua vez, deve estar preparado para receber a informação. Qualquer diferença entre a mensagem transmitida pelo emissor e a entendida pelo receptor avaliada pelo feed-back é considerada um ruído. Quanto menor o ruído melhor a qualidade do Sistema.

A linguagem de programação Java foi usada no desenvolvimento de diversos aplicativos enquanto estava sendo projetada. Originalmente, pretendiase que a Java fosse usada na programação de produtos eletrônicos de consumo (eletrodomésticos, eletroeletrônicos)4. Entretanto, hoje se tornou a melhor tecnologia para se tirar proveito de redes.

Devido à perfeita aplicação ocorrida na tecnologia de informação, e inserida hoje com vastas bibliotecas e produtos utilizados, a Java acabou contribuindo para uma melhor conexão de computadores via rede conectados ao mundo todo. Segundo Cruz (1998):

“Java compõe-se de dois módulos. O primeiro é o código que repousa no servidor da rede e é traduzido pela segunda parte, que é uma aplicação embutida no browser – máquina virtual Java – na hora de ser executado na máquina do usuário, o cliente. Um único código pode se executado em qualquer ambiente, tornando Java uma verdadeira maravilha tecnológica”.5

Pode-se perceber mais apropriadamente a partir do esboço abaixo:

As vantagens demonstradas acima, que auxiliam a redução do TCO, são as de não ter que reescrever cada programa para cada plataforma existente, e sim centralizar a atualização e a distribuição dos applets . Evitando assim, os inumeráveis problemas que ocorrem com a utilização de versões diferentes por usuários de uma mesma instalação.

Alguns exemplos dessa tecnologia que ajuda a diminuir o TCO de certas aplicações são: os Applets Java (pequenos programas escritos em Java que são embutidos em páginas da Web para produção de efeitos especiais); Servlets (aplicações Java que executam em conjunto com os servidores Web, e cuja interface é o HTML: baixo custo no cliente – sem instalação, sem configuração – e baixo custo no servidor – os servlets também podem ser carregados dinamicamente pela rede, sem instalação); JDMK e o JMAPI (são eficazes por efetuarem o gerenciamento remoto de aparelhos, serviços e aplicações, provocando, consequentemente a redução do TCO; pois é através do gerenciamento remoto que as companhias de eletricidade, ou até mesmo de celular, sabem onde estão ocorrendo os problemas e podem tomar atitudes para resolve-los, muitas vezes antes mesmo que o usuário possa perceber); Enterprise Java Beans (conjunto de bibliotecas corporativas, encabeçadas pelos EJBs e outra série de bibliotecas capazes de criar serviços para o devido uso de redes – isso ajuda a reduzir o TCO, visto que poucas pessoas terão que dar suporte às redes de milhares de usuários); Java OS, Personal Java, Embedded Java, Java Card (com o JavaOS como base, pode-se configurar um sistema operacional com TCO drasticamente baixo, além das tecnologias do Pjava, Ejava e JavaCard que permitem criar aparelhos para clientes com telefones celulares, vídeo games, PDAs e muitos outros; os cartões inteligentes com suporte a Java permitem que você acesse os seus serviços, arquivos e aplicações através da rede, de qualquer lugar onde você se encontre).

“(...) só será possível reduzir o TCO de nossos sistemas quando a complexidade for colocada na rede, bem longe do usuário, como acontece em todas as redes utilizadas no nosso dia-a-dia. Todas as outras iniciativas que continuam mantendo a complexidade próxima do usuário não são capazes de reduzir o TCO em ordens de magnitude, portanto não trazem grandes efeitos para a economia da escala”.6

Se a Java não for de fácil manuseio para os usuários, e não ocorrer o seu conhecimento pelos mesmos, ela não se transformará em uma ferramenta, e sim, em um grave problema. Se só for controlada por analistas, sem acesso para o usuário, pode-se dizer que a tecnologia Java não irá colaborar com os projetistas de soluções, dificultando e incentivando a criação de sistemas de qualidade com baixo TCO.

INTERNET e INTRANET

A internet teve sua origem em algumas redes, especificamente em duas mais importantes: uma rede militar americana, criada para permitir que os militares e seus fornecedores trocassem informações de forma rápida e segura, e uma outra rede que reunia universidades e institutos de pesquisa também americanos. A partir de uma evolução necessária à procura de informações e troca de tais, evoluiu-se para a internet dos dias de hoje.

Por meio da Internet é possível fazer qualquer tipo de negócio, comprar qualquer objeto, ler os mais diferentes documentos, livros, ouvir música, ouvir rádio, ver televisão, analisar economias internacionais, ter acesso a numerários da bolsa de valores ou conversar ao vivo com qualquer pessoa em qualquer ponto do planeta onde exista uma porta de acesso à internet – esta última é, sem dúvida sua proposta mais ousada – ou seja, um grande suporte para informações e comunicação. De acordo com a Revista Veja de 27 de Setembro de 2000, temos o seguinte quadro abaixo7, onde ela mostra o grande uso que é feito desta rede:

OS NÚMEROS Correspondências da semana:

E-mails: 1.419 84,67% Fax: 122 7,28% Cartas: 135 8,05%

Total 1.676100%

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