(Parte 1 de 3)

s métodos de gerenciamento para monitoração de um equipamento pertencente ao EAS devem ser desenvolvidos e executados a partir da solicitação de aquisição por parte do grupo médico ou de qualquer outro setor de apoio aos serviços existentes na unidade. Ao grupo de manutenção cabe uma participação efetiva no processo de especificação do equipamento, contato com os fabricantes ou fornecedores, avaliação dos equipamentos disponíveis no mercado, elaboração de critérios e exigências técnicas que devem constar do contrato de aquisição, verificação da conformidade com o que foi solicitado, aceitação e instalação do equipamento adquirido. Após a instalação, os métodos de gerenciamento devem ser dirigidos à manutenção e desativação do equipamento. Embora o processo burocrático varie bastante entre as instituições públicas e privadas, os procedimentos técnicos são muito semelhantes. A explicação de algumas das atividades mencionadas acima exigiria um manual quase tão extenso quanto este e fugiria do escopo principal, que é o gerenciamento da manutenção. Dessa maneira, enfocaremos aqui somente os procedimentos gerenciais que devem ser desenvolvidos após a chegada do equipamento ao EAS.

Uma vez autorizada a implantação do grupo de manutenção pela administração do EAS, é necessário desenvolver o sistema de gerenciamento a ser praticado pelo grupo. Esse sistema deverá definir:

a. os controles envolvidos norecebimentodos equipamentos adquiridos pelo EAS; b. os controles necessários, desde a solicitação do serviço para a manutençãoaté o retorno do equipamento à operação; c. os controles periódicosem relação ao grupo de manutenção e à qualidade dos serviços por ele oferecido.

GERENCIAMENTO DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES 31

GERENCIAMENTO DOS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO: RECEBIMENTO O recebimento de um equipamento que chega ao EAS envolve três atividades: avaliação, aceitação e instalação. No processo de avaliação do equipamento recém-adquirido, a primeira atividade consiste na abertura da embalagem que acondiciona o equipamento, SEMPRE na presença do fornecedor, com exceção de casos em que o fornecedor autorize por escrito que a embalagem pode ser aberta sem sua presença. Esse procedimento evita problemas entre fornecedor e comprador por eventuais danos que ocorram no equipamento durante o transporte ou por falta de componentes (peças, dispositivos, acessórios e documentação) que deveriam estar incluídos na embalagem. Na abertura da embalagem, um membro do grupo de manutenção deve estar sempre presente e ter em mãos a listagem do material adquirido, assim como as exigências técnicas contratuais definidas antes da aquisição. Caso falte algum item, este deverá ser anotado e reconhecido pelo fornecedor. É recomendável que toda a documentação que acompanha o equipamento seja devidamente arquivada, de modo a facilitar sua futura utilização. Alguns grupos de manutenção cedem uma cópia do manual de operação aos operadores do equipamento e arquivam o original, para que eventuais perdas durante seu manuseio possam ser repostas. Mas alguns operadores podem exigir o original, tendo em vista a melhor qualidade de impressão e apresentação. Nesses casos, recomenda-se que durante o processo de aquisição sejam exigidos dois manuais de operação.

A aceitação do equipamento depende não só da avaliação, mas de testes que possam ser executados pelo grupo, que podem variar desde a simples demonstração de que o equipamento está em perfeitas condições de funcionamento até a utilização de equipamentos de testes (vide relação desses equipamentos no Anexo 2) e o uso de fantomas específicos (materiais que simulam tecidos biológicos, placas que definem resolução de equipamentos de imagem, etc.). A administração deve estar em sintonia com o grupo de manutenção e somente executar o pagamento do equipamento após um parecer positivo do processo de aceitação. Os procedimentos de testes para a aceitação são específicos para cada tipo de equipamento e devem ser elaborados pelo grupo de acordo com os recursos materiais disponíveis.

A instalação do equipamento pode envolver atividades bastante complexas que exigem até a contratação de serviços externos ao EAS. O equipamento a ser instalado pode exigir os mais diversos tipos de recursos para seu funcionamento (hidráulicos, mecânicos, potências elétricas estáveis e/ou elevadas, esgotos especiais, tratamento de dejetos, blindagem magnética, blindagem para radiações ionizantes, monitoração e controle de temperatura e umidade, iluminação especial, etc.). Assim, antes do processo de aquisição, é importante que o responsável pelo grupo de manutenção tenha, se informado de todas as necessidades do equipamento (que certamente implicará custos adicionais) e acompanhado todo o processo de execução da infra-estrutura exigida pelo

GERENCIAMENTO DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES 32 equipamento. Outro ponto importante é a verificação do reconhecimento,por escrito, por parte do fabricante/empresa fornecedora, de que todas as exigências feitas na pré-instalação para o funcionamento normal do equipamento foram atendidas. Isso evita que, em caso de problemas com o equipamento, a empresa alegue que o EAS não obedeceu às exigências ambientais (ar condicionado, umidificação, iluminação, etc.), de energia (potência da rede, nível de tensão, estabilidade da rede elétrica, etc.) ou qualquer outro pré-requisito para a instalação. Para isso, é sugerido um formulário simples, que lembra o responsável pela manutenção, assim como o técnico que recebe o equipamento, que o instalador deve verificar e emitir um parecer sobre as condições de pré-instalação.

Para facilitar todo o processo de recebimento, apresentamos a seguir (páginas 35, 36 e 37) sugestões de formulários para cadastramento, recebimento e instalação dos equipamentos. O preenchimento do Formulário para Recebimento e Instalação de Equipamento é o primeiro passo para o cadastramento e sua inclusão no inventário já elaborado pelo grupo de manutenção. Esse formulário possui todas as informações que serão utilizadas no sistema de gerenciamento de equipamentos e uma série de questões que devem ser respondidas pelo técnico durante o processo de recebimento, e que têm o propósito de lembrar ao técnico itens que serão muito importantes em fase posterior para o gerenciamento do equipamento. Assim, no recebimento do equipamento, a primeira parte a ser preenchida é a de concordância com a condição da pré-instalação. A segunda parte é a de recebimento, com todas as questões pertinentes ao equipamento respondidas. O segundo formulário, para cadastramento, deve conter todos os dados provenientes do formulário de recebimento, mais nota fiscal, telefones, endereços, etc.

Como o preenchimento dos formulários não apresenta grandes dificuldades, explicaremos somente os itens que podem ocasionar alguma dúvida ao leitor.

Quadro para cadastramento do equipamento

• Recursos: deve ser colocado o tipo de contrato feito para a aquisição do equipamento, ou seja, se foi comprado pelo EAS, se é contrato em comodato, ou se foi alguma doação feita ao estabelecimento. No caso de comodato, normalmente o responsável pela prestação da manutenção é a empresa fornecedora, que deve ser chamada para eventuais reparos e consertos.

• Grupo executor: define o grupo responsável pela instalação do equipamento.

•Assistência técnica: colocar o nome e, se possível, o telefone da empresa fornecedora dos serviços de garantia, que será a mesma que dará assistência técnica pós-garantia.

GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO 3

• Unidade do EAS, local da unidade, departamento, serviço: podem ser individualmente retirados do formulário caso o EAS não disponha de todas essas divisões em seu sistema de administração. Podemos citar como exemplo:

a.Unidade do EAS: Centro de Assistência Integral à Saúde da Mulher; b.Local da unidade: Bloco I; c. Departamento: Neonatologia; d.Serviço: UTI neonatal.

• Manual: anotar o número da pasta onde constam todas as informações relativas ao equipamento (manuais, catálogos, circuitos, etc.), se o cadastro do equipamento, assim como seu histórico, ficarem em outro arquivo.

• Responsável pelo departamento: citaro nome da pessoa que responde pelo departamento onde o equipamento é instalado.

• Código/“part number”: preencher comos códigos de todas as peças ou acessórios que acompanham o equipamento na sua entrega.

• Descrição do material: descrever por extenso o nome da peça, acessório ou material de consumo (tinta, papel, lubrificantes, lâmpadas, etc.) que acompanham o equipamento na sua entrega.

Formulário para recebimento e instalação de equipamento O quadro de pré-instalação deve ser preenchido e assinado por uma pessoa responsável pela empresa (vide acima o texto que trata da instalação do equipamento). Ainda nesse formulárioexiste um local para a anotação do nome da pessoa que o preencheu. Por outro lado, nem sempre quem o preencheu é a pessoa responsável pela instalação. Existem casos em que a instalação é feita por um estagiário. Dessa maneira, há também um local determinado para que a pessoa que efetuou a instalação do equipamento anote o seu nome e assine, responsabilizando-se pelos dados registrados no formulário.

GERENCIAMENTO DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES 34

GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO 35

PRÉ-INSTALAÇÃO 1. As necessidades de pré-instalação abaixo foram atendidas?hSimhNão 2. A pré-instalação foi aprovada pelo fabricante/fornecedor?hSimhNão

Vistoriada por: _ nome / firma

Comentários: _

INSTALAÇÃO 1. Estado do equipamento:h Bomh Danificado 2. Acompanha manual técnico e/ou esquemas?hSimhNão Relacione os manuais: _

Comentários: _

3. Quais partes e peças acompanham o equipamento? (descrição e seus respectivos dados de identificação; nºde série, se houver)

4. Qual a tensão de alimentação? h 110 V h 220 V h 110/220 V h Outros
5. Qual a potência do equipamento?(W)

6. O equipamento possui bateria?hSimhNão Especificação:_

7. Tipos de fusíveis externos e/ou internos (para 110 V e 220 V) Especificação:_

8. Utiliza lâmpada(s)?hSimhNãoQuantas?

Especificação das lâmpadas:_

GERENCIAMENTO DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES 36

Em caso afirmativo, por quem? h Pessoal internoh Fornecedor

15. O usuário está instruído sobre a operação do equipamento?hSimhNão h Instrução não necessária Comentários: _

16. O equipamento foi aprovado?hSimhNão Em caso negativo, preencha ou comente o motivo. h Falta de documentação técnicah Equipamento não funcionah Outros h Falta de peças e/ou partesh Demonstração incompleta Comentários: _

Avaliado por:Data: _/_/_

(nome da pessoa que preencheu o formulário)

Obs.: Este parecer leva em consideração o ponto de vista técnico; não foi incluído o parecer do usuário.

Data: _ /_ /

Nome do responsável pela instalação

_ Assinatura do responsável pela instalação

GERENCIAMENTO DA MANUTENÇÃO 37

EquipamentoNº do patrimônio
ModeloGrupo executor

FabricanteUnidade do EASLocal da unidade Marca

Assistência técnicah ComodatoServiço
Tel. Assist. técnicah Doação

Nºde série RECURSOSDepartamento h Próprio

Custo Vencimento Contrato de Nº da Telefone Ramal em US$da garantiamanutençãonota fiscal

_/_/_ h Sim h Não

Data da instalaçãoResponsável pelo departamento _/_/_

Manual (nºda pasta)Tensão (volts)Potência (watts)

RELAÇÃO DO MATERIAL ENTREGUE COM O EQUIPAMENTO QuantidadeCódigo / part number Descrição do material

GERENCIAMENTO DOS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO: GRUPO DE MANUTENÇÃO O primeiro ponto a ser lembrado ao se iniciar um serviço que envolve pessoas eminentemente técnicas é que a maioria delas não gosta de preencher papéis. Assim, é recomendável que todos os dados essenciais para o gerenciamento do grupo sejam reunidos em um só formulário, preferencialmente a Ordem de Serviço (OS), uma vez que os técnicos necessariamente deverão têla em mãos ao fazer a manutenção do equipamento. Basicamente, uma OS deve conter:

a.identificação do equipamento; b.dados do serviço clínico solicitante; c.tipo de serviço solicitado; d.controle de falhas; e.controle do trabalho executado, incluindo o controle de horas de serviço; f.controle do material utilizado, com o custo de cada material.

(Parte 1 de 3)

Comentários